Vorlage - 2024/247  

Anlage/n:

keine

Beschlussvorschlag:

Berichtsvorlage – keine Beschlussfassung erforderlich

Sachlage:

Zum 01.01.2025 ist eine Änderung der Aufbaustruktur des Fachbereichs Zentrale Dienste (FB 3) beabsichtigt:

1. Einrichtung eines neuen Fachdienstes „Digitalisierung“ (FD 03).
2. Organisatorische Zusammenführung des Aufgabenbereichs Digitalisierung und des dazugehörigen Personals in einer Organisationseinheit. Die Aufgaben sind derzeit in den Fachdiensten Interne Dienste und Digitalisierung (FD 32) und Informations- und Kommunikationstechnik (FD 33) angesiedelt.
3. Umbenennung des Fachdienstes Interne Dienste und Digitalisierung in Interne Dienste und Organisationsentwicklung (FD 32),
4. Übertragung der Fachdienstleitung Digitalisierung an Herrn Hendrik Lampe.
5. Auflösung der Doppelspitze im Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik und Übertragung der Fachdienstleitung Informations- und Kommunikationstechnik an den bisherigen Technischen Leiter Herrn Philipp Päper.

Beabsichtigt ist, folgende Aufgaben auszugliedern und in einer eigenen Organisationseinheit (FD 03) zusammen zu führen:

      Digitale Verwaltung / E-Government,

      Projektmanagement,

      Serviceportal,

      Geografisches Informationssystem,

      Dokumentenmanagementsystem (ohne Allgemeine Schriftgutverwaltung),

      Finanzsoftware Infoma,

      Plattform VOIS,

      Vorlagenmanagement-System SmartDocuments,

      KomGRID,

      IT-Schulungen.

Die Leitung des Fachdienstes Digitalisierung (FD 03) soll Herrn Hendrik Lampe übertragen werden. Herr Lampe leitet aktuell zusammen mit dem Technischen Leiter Herrn Philipp Päper als Doppelspitze den Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik (FD 33).

Die Leitung des Fachdienstes Informations- und Kommunikationstechnik verbleibt bei Herrn Philipp Päper.

Mit den geplanten organisatorischen Änderungen zum 01.01.2025 sind keine Änderungen der Eingruppierungen verbunden.

Begründung:

Der Aufgabenbereich „Digitalisierung“ inklusive der Erarbeitung und Fortschreibung von Digitalisierungsmaßnahmen für den Landkreis Lüneburg wurde Mitte 2022 dem jetzigen Fachdienst Interne Dienste und Digitalisierung zugeordnet. Ferner wurden als neue Aufgaben unter anderem der Ausbau und die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die gesamte Verwaltung und die organisatorische Umsetzung des OZG/NDIG, verbunden mit einem erforderlich werdenden Prozessmanagement für die gesamte Verwaltung und die strategische Personalentwicklung übertragen.

Bei der Planung und Abarbeitung der vielfältigen Aufgabenstellungen wurde zunehmend deutlich, dass ein Bindeglied zwischen der Organisationsentwicklung bzw. dem Prozessmanagement, der Umsetzung im technischen Betrieb beim Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik und der Fachlichkeit, also den einzelnen Fachdiensten im Hause fehlt. Diese Problematik wurde auch in der gesetzlich vorgeschriebenen Befragung zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung am Arbeitsplatz (GBU) in Verbindung mit der Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) deutlich. Im Rahmen dieser Befragung wurde seitens der Fachdienstleitungen das Thema Digitalisierung als eine der Hauptbelastungen der Arbeit angesehen und dabei auch das fehlende Know-How in den Fachdiensten thematisiert. Bei jeder Digitalisierungsmaßnahme sind daher aktuell immer enge Abstimmungen und Verzahnungen zwischen mindestens drei Fachdiensten bzw. Fachgebieten, dem Fachdienst der entsprechenden Fachlichkeit, der Organisationsentwicklung bzw. dem Prozessmanagement und dem Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik zur technischen Implementierung, notwendig.

Seit o.g. Aufgabenzuweisung 2022 wurde so versucht die Digitalisierung in der Verwaltung voranzutreiben, mit allerseits nur mäßig zufriedenstellendem Ergebnis.

Eine Ausnahme hiervon bildet das Projekt Digitalis, ein mit rund 800.000 € gefördertes Projektzur Digitalisierung des Gesundheitsamtes, dessen Förderung leider zum 30.09.2024 endete, in dessen Rahmen u.a. diverse Online-Angebote geschaffen und eine Online-Sprechstunde eingeführt werden konnte bzw. sich in der Einführung befindet. In diesem Projekt konnten zudem viele Erfahrungen gesammelt werden, die für zukünftige Digitalisierungsprojekte in der Kreisverwaltung herangezogen werden könnten. Das Projekt hat aber auch gezeigt, wie zielführend und unabdingbar ein projektmanagementorientiertes Herangehen an und die volle Konzentration auf die jeweils zu implementierende Maßnahme, inklusive eines weitreichenden Unterstützungsangebotes für die entsprechenden Fachdienste, ist. Auf diesen Erfahrungen aufbauend wird eine zentrale Unterstützung der Fachbereiche und eine einheitliche Federführung und Koordination bei der Einführung von hausweiten IT-Verfahren und Digitalisierungsmaßnahmen als notwendig erachtet. Zudem könnten Synergien gehoben und unnötige Schnittstellen vermieden werden, wenn auch die hausweiten Verfahren wie z.B. Infoma oder GIS an zentraler Stelle in einem Fachdienst angesiedelt werden, der den Überblick über die Gesamtverwaltung hat und somit den Ausbau dieser Plattformen auch in bisher noch nicht mit diesen befassten Fachdiensten fördert und vorantreibt, wenn sich dies anbietet.

Dem Fachdienst Digitalisierung werden zukünftig 13 Mitarbeitende zugeordnet. Es wechseln aus dem Fachdienst 32, vorbehaltlich der Stellenplanberatungen1, insgesamt drei Mitarbeitende und aus dem Fachdienst 33 insgesamt 10 Mitarbeitende in den neu zu gründenden Fachdienst 03. Dem Fachdienst 32 gehören ab dem 01.01.2025 noch insgesamt 27 Mitarbeitende (davon zwei Abordnungen von der Hansestadt Lüneburg zum Landkreis Lüneburg) und dem Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik 29 Mitarbeitende an.

Das für diese organisatorische Maßnahme erforderliche Benehmen des Personalrats wurde hergestellt.

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1 Nachrichtlich, ohne Einfluss auf die Bildung des neuen Fachdienstes und ohne den Stellenplanberatungen vorgreifen zu wollen, wird nachfolgend der Vollständigkeit halber der Zusatz „vorbehaltlich der Stellenplanberatungen“ und das grundsätzliche Bestreben der Verwaltung dargestellt:

Bisher steht eine 1,00 Stelle im Fachdienst 32, zusätzlich zu zwei durch Digitalis geförderte und zur Projektabwicklung bis zum 31.03.2025 befristete Stellen, für die Aufgabenwahrnehmung der hausweiten Digitalisierung zur Verfügung.

Zusätzlich werden in die Stellenplanberatungen 2025 drei weitere Stellen für die Digitalisierung eingebracht. Zielsetzung ist es hierbei, für jeden der vier Fachbereiche eine zentrale Anprechperson zu haben, die sowohl die digitalen Angebote im Blick behält und die jeweiligen Digitalisierungsmaßnahmen begleitet, koordiniert und voranbringt, als auch die Schnittstelle zwischen der Fachlichkeit und der Technik bildet. Eine der Stellen ist zudem zur Nachwuchskräftesicherung vorgesehen. Die zwei weiteren Stellen könnten, vorbehaltlich sämtlicher politisch erforderlicher Beschlussfassungen, den beiden Mitarbeitenden angeboten werden, deren Stellen mit Auslaufen des Projektes Digitalis entfallen. So könnten die erworbenen Kompetenzen und das bereits erlernte Know-How über die Kreisverwaltung, Projektmanagement und Digitalisierungsprojekte weitergenutzt werden.

Vorsorglich sei erwähnt, dass eine mögliche Weiterbeschäftigung der o.g. Personen explizit nicht der Verstetigung des Projektes Digitalis dienen soll. Das Projekt endete zum 30.09.2024 und wird bis zum 31.03.2025 abgewickelt sein. Entsprechend vorgenannter Überlegungen würden beide Personen jeweils einem Fachbereich zugeordnet werden und die Digitalisierungsmaßnahmen in diesem vorantreiben.